So teilen Sie freie Zeiten statt eines Terminlinks
Wenn ein Terminlink zu direkt wirkt, können Sie freie Zeiten per E-Mail oder Chat senden. Erfahren Sie, wie Chronock Kandidatentermine aus Google-Kalender-Verfügbarkeit erstellt.
Tools, die eine Termin-URL erzeugen, gehören inzwischen zum Arbeitsalltag. Mit einer Termin-URL wählt Ihr Gegenüber einfach einen freien Slot aus, sodass das Hin und Her mit Terminvorschlägen entfällt. Mit Chronock, einem Planungs- und Kalender-Sync-Tool für Google Kalender, werden freie Zeiten aus verbundenen Kalendern in Echtzeit erkannt, und der ausgewählte Termin wird automatisch in Ihren Kalender eingetragen.
Chronock zeigt nur buchbare Zeiten auf Basis Ihrer Google-Kalender-Termine.
Trotzdem passt nicht jede Situation zu einem Satz wie „Bitte wählen Sie über diese URL einen Termin aus“. Je nach Beziehung und Abstimmungsweg kann eine Termin-URL praktisch sein und zugleich etwas zu direkt wirken.
In solchen Fällen ist es oft besser, freie Zeiten als Text zu senden. Das Kandidatentermin-Tool von Chronock nutzt die Verfügbarkeit Ihrer verbundenen Google Kalender und erstellt Terminvorschläge, die sich leicht in E-Mails oder Chats einfügen lassen.
Wann eine Termin-URL schwer zu senden ist
Termin-URLs sind nützlich. Für interne Abstimmungen, bestehende Kunden oder Personen, mit denen bereits eine Beziehung besteht, ist eine URL meist der schnellste und klarste Weg.
In Situationen wie diesen wirken schriftliche Terminvorschläge oft natürlicher:
- Sie kontaktieren eine Führungskraft, eine Geschäftsleitung oder einen Erstkontakt, bevor eine Beziehung entstanden ist
- Ein Recruiter, eine Assistenz, ein Vertriebsmitarbeiter oder eine andere dritte Person koordiniert für die eigentliche Teilnehmerin oder den Teilnehmer
- Mehrere Personen sind beteiligt und die andere Seite muss Optionen zunächst intern prüfen
- Die Optionen sollen direkt im E-Mail-Verlauf sichtbar bleiben
Wenn Sie bei einer ersten Anfrage nur eine Buchungs-URL senden, kann das wie „Bitte passen Sie sich meiner Verfügbarkeit an“ wirken. Natürlich liest das jede Person anders. Wenn der Ton etwas zurückhaltender sein soll, ist eine Formulierung wie diese oft besser geeignet:
Ich bin zu den folgenden Zeiten verfügbar.
Bitte lassen Sie mich wissen, welcher Termin für Sie am besten passt.
- Do., 18. Juni 10:00-10:45, 14:00-14:45
- Fr., 19. Juni 11:00-11:45
- Mo., 22. Juni 15:00-15:45Wenn die Terminvorschläge direkt in der Nachricht stehen, kann Ihr Gegenüber sie ohne zusätzliche Seite prüfen. Auch das Weiterleiten an andere Personen wird einfacher.
Terminvorschläge von Hand zu erstellen wird schnell mühsam
Sie können Terminvorschläge natürlich ohne spezielles Tool senden. Kalender öffnen, freie Zeiten finden und in die E-Mail schreiben.
In der Praxis wird diese Arbeit schnell mühsam:
- Sie müssen möglicherweise berufliche, private und Team-Google-Kalender vergleichen
- Vor oder nach dem Termin soll Pufferzeit frei bleiben
- Die freien Zeiten müssen zur Dauer des Termins passen, etwa 30, 45 oder 60 Minuten
- Zu viele Optionen am selben Tag erschweren die Antwort
- Während Sie auf eine Antwort warten, kann ein anderer Termin auf eine vorgeschlagene Option fallen
Eine Termin-URL übernimmt die Verfügbarkeitsprüfung und das Erstellen des Kalendertermins. Wenn Sie Terminvorschläge als Text senden, machen Sie einen Teil davon oft wieder manuell.
Das Kandidatentermin-Tool von Chronock ist für genau diesen Zwischenfall gedacht: Sie möchten Text statt URL senden, aber die Verfügbarkeitsprüfung soll trotzdem automatisch laufen.
Was das Kandidatentermin-Tool von Chronock macht
Das Kandidatentermin-Tool von Chronock erstellt Terminvorschläge aus Ihren verbundenen Google Kalendern und Planungsbedingungen. Statt eine öffentliche Buchungs-URL zu senden, kopieren Sie die Vorschläge und fügen sie in E-Mail oder Chat ein.
Im Tool wählen Sie Zielkalender, Zeitraum, Termindauer und weitere Bedingungen aus.
Die wichtigsten Einstellungen sind:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Zielkalender | Verbundener Kalender, der als Basis für die Verfügbarkeit dient |
| Darstellungsart | Konkrete Startzeiten oder größere freie Zeitbereiche anzeigen |
| Zeitraum | Suchzeitraum. Aktuell maximal 30 Tage |
| Termindauer | Dauer des Termins, zum Beispiel 30, 45 oder 60 Minuten |
| Kandidatentage und Optionen pro Tag | Wie viele Tage und wie viele Vorschläge pro Tag angezeigt werden |
| Erweiterte Bedingungen | Wochentage, Zeitfenster, Zeitzone, Pufferzeiten und Abwesenheitskalender |
Nach der Suche zeigt Chronock passende freie Zeiten an. Sie können nicht benötigte Optionen entfernen, Ergebnisse desselben Tages in einer Zeile gruppieren und kopierbaren Text vorbereiten.
Zwischen konkreten Zeiten und Zeitbereichen wählen
Das Tool unterstützt zwei Darstellungsarten.
Konkrete Zeiten listet feste Start- und Endzeiten auf. Zum Beispiel gibt „Do., 18. Juni 10:00-10:45“ Ihrem Gegenüber eine Option, die direkt ausgewählt werden kann.
- Do., 18. Juni 10:00-10:45, 14:00-14:45
- Fr., 19. Juni 11:00-11:45
- Mo., 22. Juni 15:00-15:45Das passt gut für Interviews, Verkaufsgespräche, 1:1s und Online-Meetings, deren Dauer bereits feststeht.
Zeitbereiche zeigen größere Blöcke freier Zeit. Zum Beispiel lässt „Do., 18. Juni 10:00-12:00“ der anderen Seite die Wahl einer genauen Uhrzeit innerhalb dieses Bereichs.
- Do., 18. Juni 10:00-12:00
- Fr., 19. Juni 14:00-16:30
- Mo., 22. Juni 15:00-18:00Zeitbereiche sind hilfreich, wenn die andere Seite mehrere Personen prüfen oder die genaue Uhrzeit intern festlegen muss.
Konkrete Kandidatentermine lassen sich vorläufig blocken
Die Schwierigkeit bei Terminvorschlägen per Text ist, Doppelbuchungen während der Antwortzeit zu vermeiden.
Sie senden zum Beispiel drei Optionen per E-Mail, und bevor die Antwort kommt, landet ein anderer Termin auf einer dieser Zeiten. Sie können die Optionen manuell im Kalender blocken, aber das wird bei mehreren Vorschlägen schnell unübersichtlich.
In Chronock können Sie bei der Darstellungsart „konkrete Zeiten“ vorläufige Kalendertermine für ausgewählte Kandidaten erstellen. Sie geben einen Titel und optional eine Beschreibung ein und können die Termine bei Bedarf als privat speichern.
Später bestätigen Sie einen der geblockten Kandidaten. Chronock gibt die übrigen Kandidaten frei, sodass veraltete vorläufige Termine seltener im Kalender stehen bleiben.
Vorläufige Kalender-Blocks sind eine Funktion des Pro-Plans. In der aktuellen Umsetzung sind sie für Kandidaten mit konkreten Zeiten verfügbar. Zeitbereiche können nicht vorläufig geblockt werden.
Termin-URLs und Textvorschläge passend zur Beziehung nutzen
Sie müssen sich nicht auf eine einzige Art der Terminplanung festlegen. Nutzen Sie Termin-URLs und Textvorschläge je nach Situation.
| Situation | Besser geeignet |
|---|---|
| Interne Termine, bestehende Kunden, etablierte Beziehungen | Termin-URL |
| Ersttermine, Führungskräfte, Geschäftsleitung, besonders betreute Kandidaten | Terminvorschläge als Text |
| Koordination über Recruiter, Assistenz oder andere Vermittler | Terminvorschläge als Text |
| Ihr Gegenüber soll direkt auswählen und bestätigen | Termin-URL |
| Die andere Seite muss mehrere Personen intern prüfen | Terminvorschläge als Text oder Zeitbereiche |
Senden Sie eine URL, wenn sie passt. Wenn sie zu direkt wirkt, verwenden Sie dieselbe kalenderbasierte Verfügbarkeitslogik und senden die Optionen als Text. So wird Ihre Terminabstimmung deutlich flexibler.
Nützlich für Recruiting und erste Vertriebsgespräche
Das Kandidatentermin-Tool ist besonders nützlich für Personalvermittlungen und erste Vertriebsgespräche.
Im Recruiting sind oft Kandidaten, Unternehmenskontakte, Interviewer und interne Berater beteiligt. Wenn ein Recruiter dazwischen koordiniert, ist es üblich, Terminvorschläge als Text zu senden, damit Kunde oder Kandidat intern prüfen können.
Auch im Vertrieb kann ein Erstgespräch oder eine Empfehlung eine weichere Vorgehensweise verlangen als nur eine Termin-URL. Wenn Führungskräfte oder mehrere Abteilungen auf der Gegenseite beteiligt sind, lassen sich schriftliche Terminvorschläge leichter weiterleiten und prüfen.
Chronock unterstützt sowohl Terminplanung über Buchungs-URLs als auch Abstimmung über Terminvorschläge als Text. Praktische Beispiele finden Sie in diesen Anwendungsfällen:
- Planung für Personalvermittlungen und Search Firms
- Terminplanung und Buchungsmanagement für Vertriebsteams
Copy-and-paste von Terminen von manueller Kalenderprüfung trennen
Termin-URLs sind nützlich. Je nach Beziehung und Abstimmungsprozess kann es aber besser sein, Terminvorschläge als Text zu senden.
Die Herausforderung ist nicht die Nachricht selbst. Die eigentliche Arbeit passiert vorher im Kalender: freie Zeiten finden, zur Termindauer passend zuschneiden, die Zahl der Optionen begrenzen und die Slots während der Antwortzeit schützen. Das jedes Mal manuell zu tun kostet Zeit und Aufmerksamkeit.
Mit dem Kandidatentermin-Tool von Chronock erstellen Sie Vorschläge aus Google-Kalender-Verfügbarkeit, wählen nur die gewünschten Optionen aus und kopieren sie in Ihre Nachricht. Auch wenn eine Termin-URL nicht passt, müssen Sie freie Zeiten nicht mehr von Hand aus dem Kalender abschreiben.
Wenn Sie flexibel zwischen Termin-URL und Textvorschlägen wechseln möchten, probieren Sie das Kandidatentermin-Tool in Chronock aus.
